אוטומציה · ניהול אירועים

בניית מערכת אוטומציה לניהול וובינר ותקשורת עם משתתפים

על החברה

Krembo Rebels היא חברה המתמחה ביצירת חוויות תוכן, קהילות ואירועים עבור ארגונים, מותגים וחברות. במסגרת הפעילות, החברה הפיקה את וובינר The Elephant — אירוע תוכן שדרש ניהול מדויק של הרשמות, תקשורת עם משתתפים ותפעול בזמן אמת תחת לוחות זמנים צפופים.

כדי לאפשר חוויית משתמש חלקה ותהליך עבודה יעיל יותר, נבנתה מערכת אוטומציה מלאה שנועדה לנהל את זרימת התקשורת והתפעול סביב הוובינר.

---

Overview

פרויקט אוטומציה ותפעול שנבנה עבור וובינר של The Elephant, במטרה לייצר תהליך הרשמה, ניהול משתתפים ותקשורת בצורה חלקה, מסודרת ואוטומטית.

K Stack הובילה את אפיון התהליך, חיבור בין הכלים השונים ובניית workflows אוטומטיים שאפשרו לנהל את האירוע בצורה מדויקת וסקלאבילית יותר. המטרה הייתה לצמצם עבודה ידנית, לשפר את חוויית המשתמש ולוודא שכל משתתף מקבל את המידע הנכון בזמן הנכון לאורך כל תהליך ההרשמה וההשתתפות.

---

האתגר

לפני תחילת העבודה, ניהול התקשורת והתפעול סביב הוובינר דרש עבודה ידנית רבה:

• שליחת תזכורות ידנית
• מעקב ידני אחר נרשמים
• חוסר סנכרון בין מערכות שונות
• סיכון לפספוסי תקשורת
• ניהול מידע משתנה בזמן אמת
• צורך בתגובה מהירה תחת לוחות זמנים צפופים

---

מה בנינו

מערכת ניהול משתתפים והרשמות

נבנתה תשתית שחיברה בין טפסי ההרשמה, מערכת ניהול המשתתפים וכלי התקשורת השונים. המערכת כללה:

• ניהול נרשמים
• מעקב אחר סטטוס משתתפים
• ניהול רשימות תקשורת
• תיעוד פעילות משתתפים
• סנכרון מידע בין מערכות
• ניהול תהליך Follow-Up

כל ליד שנרשם לוובינר נכנס אוטומטית למערכת וקיבל תקשורת רלוונטית בהתאם לשלב שבו נמצא בתהליך.

שכבת אוטומציה

נבנו workflows ואוטומציות שנועדו לנהל את כל תהליך התקשורת סביב הוובינר בצורה אוטומטית. בין האוטומציות שנבנו:

• שליחת אישורי הרשמה
• תזכורות אוטומטיות לפני האירוע
• עדכוני סטטוס בזמן אמת
• סנכרון בין טפסים, רשימות וכלי עבודה
• ניהול התראות פנימיות
• אוטומציות Follow-Up לאחר האירוע
• עדכון מידע משתתפים בצורה אוטומטית

חיבור מערכות ותהליכים

חלק מרכזי בפרויקט היה יצירת workflow יעיל שחיבר בין השיווק, התפעול וחוויית המשתתף. הפרויקט כלל:

• חיבור בין טפסי הרשמה ומערכות ניהול
• סנכרון מידע בין הכלים השונים
• שיפור זרימת העבודה
• יצירת תהליך עבודה מסודר וברור
• נראות מלאה על הרשמות, השתתפות ופעילות משתמשים

---

צילומי מסך

---

טכנולוגיות בשימוש

---

התוצאה

המערכת שנבנתה אפשרה ל-Krembo Rebels:

---

התפקיד של K Stack

K Stack הובילה את הפרויקט מקצה לקצה:

• אפיון תהליך ניהול הוובינר
• בניית מערכת האוטומציה
• חיבור בין מערכות וכלי עבודה
• פיתוח workflows ותהליכי תקשורת
• בניית תהליכי Follow-Up
• הטמעת תהליך העבודה
• אופטימיזציה ושיפורים בזמן אמת

התוצאה הייתה מערכת עבודה מחוברת, אוטומטית ויעילה — שאפשרה ל-Krembo Rebels לנהל את הוובינר בצורה מקצועית, מדויקת וסקלאבילית.