בניית מערכת עבודה חכמה עם CRM, AI ואוטומציות
על החברה
Extra Mind היא חברה המתמחה ב-PR, תקשורת ואסטרטגיית תוכן עבור סטארטאפים, חברות טכנולוגיה וארגונים בצמיחה. החברה מסייעת ללקוחות לבנות נוכחות תקשורתית חזקה באמצעות שילוב של יחסי ציבור, תוכן, מיתוג אישי וניהול תקשורת מול מדיה ושותפים אסטרטגיים.
כחלק מהצמיחה של החברה והרחבת הפעילות, עלה צורך בבניית מערכת עבודה חכמה ומחוברת יותר - שתאפשר לנהל בצורה יעילה את תהליכי המכירה, הלקוחות והעבודה הפנימית.
על הפרויקט
הפרויקט התמקד בהפיכת תהליכים מפוזרים וידניים למערכת עבודה אחידה ואוטומטית שמחזיקה גם כשהפעילות גדלה - המחברת בין CRM, תפעול, אוטומציות ודיווחים בזמן אמת.
הובלנו את אפיון התהליכים, בניית תשתית ה-CRM, חיבור בין המערכות השונות בארגון ופיתוח שכבת אוטומציה מלאה שנועדה לצמצם עבודה ידנית, לשפר נראות ולייעל את הפעילות העסקית.
האתגר
לפני תחילת העבודה, מספר תהליכים מרכזיים בארגון התבצעו בצורה ידנית או ללא מבנה עבודה אחיד:
- מידע על לידים ולקוחות היה מפוזר בין מערכות שונות
- תהליכי פולו-אפ לא היו מסודרים בצורה מלאה
- עדכוני סטטוס ותיעוד פעילות בוצעו ידנית
- לא הייתה נראות מלאה על פייפליין ותהליכי המכירה
- הפקת דוחות דרשה עבודה ידנית
- מעבר מידע בין צוותים יצר חיכוכים ועיכובים
- משימות אדמיניסטרטיביות חזרו על עצמן וצרכו זמן רב
המטרה הייתה לבנות מערכת עבודה מרכזית שתאפשר זרימת מידע רציפה ואמינה, תצמצם טעויות אנוש ותתמוך בצמיחה של החברה לאורך זמן.
מה בנינו
תשתית CRM ותהליכי עבודה
תכנון והקמה של מערכת CRM מרכזית בתוך Monday.com לניהול כלל תהליך המכירה והלקוח. המערכת כללה:
- ניהול לידים ולקוחות
- פייפליין ברור ומסודר
- מעקב אחר שלבי לקוח
- תהליכי פולו-אפ אוטומטיים
- תיעוד פעילות אוטומטי
- ניהול Onboarding
- מערכת Renewal Radar לחידושי לקוחות
- בורדים תפעוליים פנימיים
מעבר חלק למאנדיי - כל המידע הקיים יובא מהפלטפורמה הקודמת. הלקוח לא התחיל מאפס - נתונים, לקוחות ופעילות קיימת הועברו בצורה מסודרת ואוטומטית לסביבה החדשה.
שכבת אוטומציה
בניית אוטומציות שמצמצמות את העבודה הידנית סביב המערכת. בין האוטומציות שנבנו:
- טיפול אוטומטי בפניות
- עדכוני סטטוסים
- יצירת משימות חכמה
- סנכרון בין בורדים ומערכות
- תזכורות והתראות
- סנכרון פגישות
- תהליכי Data Enrichment
- תהליכי אישור פנימיים
- תיעוד אוטומטי של פעילות
- שליחת התראות ועדכונים ישירות למייל על בסיס נתונים ספציפיים - לפי הצורך ובזמן אמת
חיבור מערכות ותהליכים
חלק מרכזי בפרויקט היה יצירת חיבור בין מערכות העבודה השונות בארגון, כדי לאפשר זרימת מידע רציפה ואמינה. בוצע אפיון מחדש של תהליכי העבודה לצורך:
- שיפור העברת מידע בין מחלקות
- צמצום צווארי בקבוק
- הגדרת תהליכי עבודה ברורים יותר
- יצירת סטנדרט עבודה שמחזיק גם בהיקף גדול יותר
- שיפור יכולת המעקב והניהול בזמן אמת
דשבורד מנהלים ונראות עסקית
נבנה דשבורד מנהלים ייעודי שנתן לצמרת החברה תמונת מצב מיידית על כל הפעילות - ללא צורך לחפש בבורדים שונים. בנוסף, נבנתה מערכת דשבורדים תפעוליים מלאה:
- דשבורד מנהלים - KPI עסקיים, מצב פייפליין ומחזור לקוחות במבט אחד
- מעקב פייפליין
- נראות למחזור חיי לקוח
- KPI תפעוליים
- מעקב Renewals
- ניטור פעילות צוותים
- Reporting בזמן אמת
צילומי מסך
התוצאה
המערכת שנבנתה אפשרה ל-Extra Mind:
התפקיד שלנו
הובלנו את הפרויקט מקצה לקצה:
- אפיון תהליכים עסקיים
- בניית ארכיטקטורת המערכת
- תכנון והקמת CRM
- פיתוח אוטומציות ותהליכי עבודה
- חיבור בין מערכות
- בניית דשבורדים ודיווחים
- הטמעת תהליכי עבודה
- שיפור ואופטימיזציה שוטפים
התוצאה הייתה סביבת עבודה מחוברת וחכמה שגדלה יחד עם החברה - שאפשרה ל-Extra Mind לעבוד בצורה יעילה, מסודרת ומדויקת יותר.